Reygers Systemhaus & MailStore: rechtssichere E-Mail-Archivierung – schnell & GoBD-konform

GoBD-Konformität:

Die GoBD schreibt eine rechts- und revisionssicher Speicherung von Unternehmensdaten vor. Das bedeutet, sämtliche steuerrelevante Daten müssen nachvollziehbar, nachprüfbar, vollständig, korrekt, zeitnah und unveränderbarerfasst, gebucht und geordnet werden. Zudem müssen sie jederzeit abrufbar und maschinell auswertbar sein.

Darunter fällt auch sämtlicher E-Mail-Verkehr, der steuerrechtlich relevant sein könnte. Wird dieser Pflicht nicht nachgekommen, muss sich die Geschäftsleitung gegebenenfalls steuerrechtlich, zivilrechtlich, verwaltungsrechtlich und/oder sogar strafrechtlich verantworten (§ 162 AO, § 283 StGB, § 280 ff. BGB und § 241 Abs. 2 BGB, § 35 GewO, z. B. in Verbindung mit § 6 GmbHG).

In der GoBD sind hierzu folgende Grundsätze verankert:

• Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit  (§ 145 Absatz 1 AO, § 238 Absatz 1 Satz 2 und Satz 3 HGB)
• Grundsätze der Wahrheit, Klarheit und fortlaufenden Aufzeichnung:
  - Vollständigkeit (§ 146 Absatz 1 AO, § 239 Absatz 2 HGB)
  - Richtigkeit (§ 146 Absatz 1 AO, § 239 Absatz 2 HGB)
  - Zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen (§ 146 Absatz 1 AO, § 239 Absatz 2 HGB)
  - Ordnung (§ 146 Absatz 1 AO, § 239 Absatz 2 HGB)
  - Unveränderbarkeit (§ 146 Absatz 4 AO, § 239 Absatz 3 HGB)

Auch außerhalb von steuerlich relevanter Korrespondenz ist aus juristischer Sicht eine Aufbewahrung von E-Mail-Korrespondenz empfehlenswert, da diese beispielsweise auch als Beweismittel bei gerichtlichen Auseinandersetzungen herangezogen werden kann. 

DSGVO-Konformität:

Bei allem guten Willen, Unternehmensdaten GoBD-konform zu speichern und archivieren, darf jedoch auch die DSGVO nicht außer Acht gelassen werden. Hier kann es schnell zu Konflikten kommen, wenn personenbezogene Daten länger als unbedingt erforderlich im Unternehmen verbleiben und/oder archiviert werden (konkrete Beispiele: Bewerbungsunterlagen oder E-Mails an den Betriebs- oder Personalrat). Das manuelle Management solcher sensibler Daten gestaltet sich extrem aufwendig bis unmöglich. Über eine kluge Archivierungsstrategie hingegen können entsprechend eingerichtete E-Mail-Postfächer jedoch von der Archivierung ausgeschlossen werden.

Insbesondere verlangt die DSGVO die Erfüllung folgender Grundsätze:

- Auskunftsrecht der betroffenen Person (Art. 15 DSGVO) und Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): um die Auskunftsfähigkeit des Unternehmens gegenüber Dritten zu gewährleisten, sollte über eine Suchfunktion in der Archivierungslösung ein schnelles Auffinden und Exportieren von E-Mails (in einem gebräuchlichen Format wie EML, MSG, PST) und Dateianhängen im Archiv ermöglicht werden.

- Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO): die Archivierungslösung sollte Funktionen für das Management und das Löschen der archivierten Daten bereitstellen, die nicht im Widerspruch zu den steuer- und handelsrechtlich begründeten Aufbewahrungspflichten stehen.

- Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO): die Archivierungssoftware muss per E-Mail erteilte Einwilligungen und Widerrufe und daraus resultierenden E-Mail-Verkehr archivieren.

Mit der Reygers E-Mail-Archivierung mit MailStore bieten wir Ihnen eine testierte Lösung zur GoBD- und DSGVO-konformen, revisionssicheren Archivierung Ihres gesamten E-Mail-Verkehrs.

Der gesamte E-Mail-Datenverkehr eines Unternehmens verbleibt in der Regel in den Postfächern der einzelnen Mitarbeiter, die diese eigenverantwortlich verwalten. Die mühsamen Suchvorgänge, die tagtäglich von den einzelnen Mitarbeitern in ihrem jeweiligen Postfach unternommen werden, führen neben der verschwendeten Arbeitszeit auch nicht selten zu Frustration. Werden E-Mails vorsätzlich oder versehentlich von einem Mitarbeiter gelöscht, kann – zusätzlich zu einem eventuellen Verstoß gegen die Anforderungen der GoBD – das enthaltene Wissen gar nicht oder nur sehr schwer wiederhergestellt werden. Die Reigers E-Mail-Archivierung mit MailStore bietet einen wirksamen Schutz Ihres Unternehmens vor Datenverlusten (und den damit verbundenen Kosten und rechtlichen Risiken).

Mit der Reygers E-Mail-Archivierung muss weder teure Hardware angeschafft noch zusätzliche Software lizenziert werden. Für die Reygers E-Mail-Archivierung berechnen wir eine pauschale Einrichtungsgebühr und im weiteren Verlauf eine transparente, flexible und nutzungsabhängige monatliche Abrechnung auf Basis von gesicherten Postfächern und Speicherverbrauch.

Da die E-Mails nach ihrer Archivierung automatisiert aus den Postfächern gelöscht werden können, kann eine Reduktion des benötigten Speicherplatzes erreicht werden. Dadurch werden auch Postfachbegrenzungen in der Regel überflüssig. Auch dies führt zu einer spürbaren Entlastung der IT-Abteilung, die sich häufig mit Performance-Problemen des E-Mail-Servers und ausgeschöpften Speicherkapazitäten herumschlagen muss.

Auch bei steigendem E-Mail-Volumen stellen wir sicher, dass die notwendigen Server- und Speicherkapazitäten zur Verfügung stehen. Da wir Ihr MailStore Archiv nächtlich in ein zweites Rechenzentrum sichern, entfällt die Notwendigkeit, dass Sie einmal ausgelagerte Mails Ihrerseits noch sichern.

Last but not least sorgt die Reygers E-Mail-Archivierung mit MailStore dafür, dass Sie im Schadensfall (z. B. bei einem Ransomware-Angriff) handlungsfähig bleiben. In solch einer Situation gilt es, die kritische Zeit bis zur Wiederherstellung Ihrer Daten zu überbrücken – mit der Reygers E-Mail-Archivierung bleiben alle archivierten Mails weiterhin verfügbar, durchsuchbar und wiederherstellbar.

Eine Investition mit schnellem ROI, denn die Archivierung – gekoppelt mit der effizienten und intuitiven Suchfunktion für E-Mails und Anhänge – entlastet nicht nur die IT-Abteilung und die Server- und Speicherkapazitäten, sondern auch die Nerven aller Mitarbeiter.

Die Reygers E-Mail-Archivierung mit MailStore ist eine fertige, mandantenfähige Installation, die ausschließlich in unseren eigenen, deutschen Rechenzentren betrieben wird. Sie kann per Glasfaser direkt mit Ihrem Mailserver und Active Directory kommunizieren und benötigt nur ein Minimum an Installationszeit.

Mit dieser Lösung können diverse E-Mail-Quellen archiviert werden (Exchange Server, Office 365 Postfächer, externe POP3- und IMAP-Postfächer, Outlook PST-Dateien usw.). Alte E-Mails lassen sich nach Ihren Vorgaben automatisch löschen, z. B. aus Exchange-Online-Postfächern, und diese damit spürbar entlasten. Das beschleunigt regelmäßige Backups und sorgt für eine schnellere Wiederherstellung im Notfall.

Über ein Outlook-Such-Plugin oder via HTML bietet die REYGERS E-Mail-Archivierung mit MailStore eine intuitiv bedienbare, schnelle Volltextsuche in E-Mails und Dateianhängen. Zudem ermöglicht sie den gezielten Zugriff für externe Prüfer.

Für eine sichere Benutzerverwaltung ermöglicht die REYGERS E-Mail-Archivierung LDAP-Anfragen an Ihr Active Directory zur Benutzerauthentifizierung. Sie erhalten eine eigene virtuelle Festplatte für Ihr Mailarchiv mit initial 100 GB Speicherplatz sowie einen Portalzugang für Ihr Unternehmen, um Verwaltungsaufgaben eigenständig durchführen zu können.